Премия по итогам работы в 3 и 4 кварталах 2015 года начислена в январе 2016. Как отразить начисление премии в бухгалтерском и налоговом учете? Каким образом можно учесть начисление в расходах 2015 года? Можно ли создать резерв на выплату премий и приведите примерную методику создания резерва, если это возможно.

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 09.02.2016 «Добрый день! Премия по итогам работы в 3 и 4 кварталах 2015 года начислена в январе 2016. Как отразить начисление премии в бухгалтерском и налоговом учете? Каким образом можно учесть начисление в расходах 2015 года? Можно ли создать резерв на выплату премий и приведите примерную методику создания резерва, если это возможно. Спасибо!»

Отвечает Ваш персональный эксперт

В бухучете премии, начисленные за трудовые показатели, относятся к расходам по обычным видам деятельности:

В налоговом учете квартальные премии, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором и выплачиваемые за трудовые показатели учитываются в составе расходов на оплату труда. Как правило, премии относятся к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ) и признаются в качестве расхода в момент начисления.

Что касается создания специального резерва для равномерного списания сумм единовременных выплат сотрудникам, Налоговым кодексом РФ предусмотрено три таких резерва: на выплату отпускных, на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и на выплату вознаграждений по итогам года.

Обоснование (Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Как начислить и отразить в бухучете ежеквартальные и ежемесячные премии

Систему премирования организация разрабатывает самостоятельно. То есть организация вправе установить для сотрудников любые виды премий.

Виды премий

В зависимости от периодичности выплаты премии делятся:

• на разовые;
• на периодические, выплачиваемые в течение года (например, ежемесячные и ежеквартальные);
• на премии по итогам работы за год.

В зависимости от оснований выплаты премии делятся:

• на производственные (начисленные за трудовые достижения сотрудника);
• на непроизводственные (не связанные с результатами трудовой деятельности сотрудника).

По источникам выплаты премии делятся:

• на выплаченные за счет расходов по обычным видам деятельности;
• на выплаченные за счет прочих расходов;
• на выплаченные за счет чистой прибыли.

Ежемесячные и ежеквартальные премии могут быть как производственными (например, ежемесячные премии, являющиеся частью зарплаты), так и непроизводственными (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей). Обычно выплата ежемесячных и ежеквартальных премий связана с производственной деятельностью сотрудников.

Ежемесячные и ежеквартальные премии можно выплачивать из любых источников. Чаще всего ежемесячные и ежеквартальные премии выплачиваются за счет расходов по обычным видам деятельности.

Порядок выплаты

Порядок выплаты ежемесячных (ежеквартальных) премий может быть закреплен:

• в трудовом договоре (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• в коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
• в отдельном локальном документе организации (например, в Положении об оплате труда, Положении о премировании) (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Премию выплачивайте сотруднику, который выполнил все для этого условия. Даже если он отработал только часть месяца, квартала или года, за который начисляют премию. Ведь трудовое законодательство гарантирует всем работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В этом случае премию, как правило, считают пропорционально отработанному времени. Иной порядок расчета премии может быть предусмотрен в локальных документах организации, например в Положении о премировании.

Документальное оформление

Основанием для начисления премии является приказ руководителя о поощрении сотрудника (форма № Т-11) или группы сотрудников (форма № Т-11а). Приказ подписывает руководитель организации. Сотрудника (сотрудников) нужно ознакомить с приказом под подпись (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Записи о ежемесячных (ежеквартальных) премиях в трудовые книжки сотрудников не вносите. Это связано с тем, что такие премии носят регулярный характер. А премии, выплачиваемые регулярно, вносить в трудовую книжку сотрудника не нужно (п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Выплату премий оформите:

• либо по расчетно-платежной или платежной ведомости (по формам № Т-49 или № Т-53);
• либо по расходному кассовому ордеру (по форме № КО-2).

Бухучет

Порядок отражения ежемесячных (ежеквартальных) премий в бухучете зависит от того, из каких источников их выплачивают:

• за счет расходов по обычным видам деятельности;
• за счет прочих расходов;
• за счет чистой прибыли.

В бухучете премии, начисленные за трудовые показатели, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Начисление таких премий отразите следующим образом:

Дебет 20 (23, 25, 26, 28, 29...) Кредит 70 - начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности.

Непроизводственные премии в бухучете относите к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). Их начисление отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена премия за счет прочих расходов.

Если источником выплаты премий (как производственных, так и непроизводственных) является нераспределенная (чистая) прибыль, начисление премии отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена премия за счет чистой прибыли.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату премии чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).

Как отразить при налогообложении ежеквартальные и ежемесячные премии. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму ежемесячной (ежеквартальной) премии начислите:

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Данное правило применяется независимо от того, предусмотрена премия трудовым договором или нет.

Со всей суммы ежемесячной (ежеквартальной) премии нужно удержать НДФЛ (подп. 6 и 10 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Налог на прибыль: общий порядок

Учитывайте сумму ежемесячных (ежеквартальных) премий в составе расходов на оплату труда при одновременном соблюдении двух условий:

• премии предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ);
• премии выплачены за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ).

Подтверждают указанный подход контролирующие ведомства (письма Минфина России от 16 октября 2015 г. № 03-03-06/59431, от 26 января 2007 г. № 03-04-07-02/2 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 11 апреля 2007 г. № ГВ-6-05/305)).

Премии, не связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (например, ежемесячные премии, выплачиваемые сотрудникам, имеющим детей), не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Эти выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются и сотрудники Минфина России (письмо Минфина России от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5).

Об учете премий, выплаченных за счет чистой прибыли, см. Как учесть при налогообложении премию за счет чистой прибыли. Организация применяет общую систему налогообложения.

Налог на прибыль: метод начисления

Если организация применяет метод начисления, момент признания расходов в виде премий зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся. Косвенные расходы признают в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ). Прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Организации, оказывающие услуги, могут учесть прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Как правило, премии относятся к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ). Исключение - премии, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг (например, премии, выплачиваемые производственным рабочим). Они относятся к прямым расходам. Такие правила установлены в абзаце 7пункта 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: может ли производственная организация относить все ежемесячные и ежеквартальные премии к косвенным расходам

Нет, не может.

Организации самостоятельно определяют перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ, письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60 и ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952). Однако деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно. В противном случае при проверке налоговая инспекция может пересчитать налог на прибыль.

Таким образом, премии, начисленные сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учитывайте в составе прямых расходов. Премии, начисленные администрации организации, отнесите к косвенным расходам.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении ежемесячной премии за производственные результаты. Премии выплачиваются за счет расходов по обычным видам деятельности. Организация платит налог на прибыль и применяет метод начисления

ООО «Альфа» применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация рассчитывает по основному тарифу. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - по тарифу 0,2 процента. Эти взносы организация учитывает при расчете налога на прибыль в месяце начисления.

Положением о премировании «Альфы» и трудовыми договорами с сотрудниками предусмотрена выплата сотрудникам производственного цеха ежемесячных премий в размере 15 процентов от оклада. Премии начисляются вместе с зарплатой за текущий месяц и выплачиваются 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

В феврале в числе прочих сотрудников был премирован начальник цеха В.К. Волков. Сумма премии составила 3000 руб.

Сумма премии войдет в налоговую базу по НДФЛ за февраль. Прав на вычеты по НДФЛ у Волкова нет.

В феврале бухгалтер отразил начисление премии так:

Дебет 25 Кредит 70 - 3000 руб. - начислена ежемесячная премия сотруднику;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

В налоговом учете в феврале бухгалтер «Альфы» учел в составе расходов:

• сумму начисленной премии - 3000 руб.;

Налог на прибыль: кассовый метод

Если организация применяет кассовый метод, сумму премии включите в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Обычно премию организация выплачивает в месяце, следующем за месяцем ее начисления. Поэтому в учете возникают вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02). Они приводят к образованию отложенного налогового актива (п. 14 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении ежеквартальной премии за производственные результаты. Премия выплачена за счет расходов по обычным видам деятельности. Организация применяет кассовый метод

ООО «Альфа» применяет общую систему налогообложения (кассовый метод). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация рассчитывает по основному тарифу. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - по тарифу 0,2 процента.

Положением о премировании «Альфы» и трудовыми договорами с сотрудниками предусмотрена выплата сотрудникам отдела продаж ежеквартальных премий в размере 15 процентов от оклада. Премии начисляются вместе с зарплатой в последнем месяце отчетного квартала. Премии выплачиваются не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

В марте в числе прочих сотрудников был премирован менеджер А.С. Кондратьев. Сумма премии составила 3000 руб. Премия была выплачена сотруднику 10 апреля.

Сумма премии войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет.

Бухгалтер отразил начисление и выплату премии так.

Дебет 26 Кредит 70 - 3000 руб. - начислена ежеквартальная премия сотруднику;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР» - 660 руб. (3000 руб. × 22%) - начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» - 87 руб. (3000 руб. × 2,9%) - начислены взносы на обязательное социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» - 153 руб. (3000 руб. × 5,1%) - начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» - 6 руб. (3000 руб. × 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы премии.

В апреле:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» - 390 руб. (3000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с суммы премии;

Дебет 70 Кредит 50 - 2610 руб. (3000 руб. - 390 руб.) - выплачена премия сотруднику.

НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за март бухгалтер перечислил в бюджет 10 апреля.

В бухучете расходы в виде премии, а также страховых взносов с суммы премии признаны в марте. В налоговом учете в марте они не признаны. Из-за этого в учете организации образуются вычитаемые временные разницы. Они приводят к образованию отложенного налогового актива:
(3000 руб. + 660 руб. + 87 руб. + 153 руб. + 6 руб.) × 20% = 781 руб.

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» - 781 руб. - отражен отложенный налоговый актив.

В налоговом учете в апреле бухгалтер учел:

• сумму премии - 3000 руб.;
• сумму страховых взносов - 906 руб. (660 руб. + 87 руб. + 153 руб. + 6 руб.).

После признания расходов в налоговом учете (в апреле) бухгалтер списал отложенный налоговый актив:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09 - 781 руб. - списан отложенный налоговый актив.

Если премии не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, в учете возникают постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02). Они приводят к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02).

Как создать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ежегодного вознаграждения за выслугу лет, вознаграждения по итогам года) в налоговом учете

Чтобы равномерно списывать суммы единовременных выплат сотрудникам, организации вправе создавать в налоговом учете специальные резервы. Таких резервов три: - на выплату отпускных;
- на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет;
- на выплату вознаграждений по итогам года.

Такое правило установлено пунктами 1, 6 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.

Любой из этих резервов может быть создан, если для расчета налога на прибыль организация применяет метод начисления. Организации, применяющие кассовый метод, резервы не создают. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, они учитывают только после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Отражение в учетной политике

Решение о создании резерва закрепите в учетной политике для целей налогообложения. Там же укажите: - способ резервирования (порядок расчета ежемесячных отчислений, состав расходов, учитываемых при формировании резерва, и т. д.); - ежемесячный процент отчислений в резерв; - предельную годовую сумму отчислений в резерв.

Такие правила установлены пунктами 1, 6 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.

Порядок формирования резервов

Все резервы предстоящих выплат сотрудникам формируйте по единой схеме (п. 6 ст. 324.1 НК РФ).

Для расчета ежемесячных отчислений составьте специальный расчет (смету), в котором укажите: - предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний; - предполагаемую годовую сумму предстоящих выплат с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний; - процент ежемесячных отчислений в резервы.

Унифицированная форма такой сметы законодательно не установлена. Поэтому составьте ее в произвольной форме с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ об обязательных реквизитах первичных учетных документов.

Процент отчислений в резерв

Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитайте по формуле:

Предельная сумма отчислений в резерв

Ситуация: как определить в налоговом учете предельную сумму отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам

В главе 25 Налогового кодекса РФ не установлены правила определения предельной суммы отчислений в резервы предстоящих выплат сотрудникам. Она может быть равна предполагаемой сумме выплат или превышать ее. Главное, чтобы эта сумма была экономически обоснована и подтверждена документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ежемесячная сумма отчислений в резерв

Ежемесячную сумму отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитайте по формуле:

Такой порядок следует из положений абзаца 2 пункта 1 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.

В том месяце, когда сумма ежемесячных отчислений, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, превысит предельную сумму, установленную в учетной политике, размер отчислений в резерв рассчитайте так:

Со следующего месяца отчисления в резерв не рассчитывайте. Это следует из положений пункта 1 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.

Налоговый учет отчислений в резерв

Ежемесячную сумму отчислений в резерв учтите при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ).

Момент включения суммы отчислений в налоговую базу зависит от того, к прямым или косвенным расходам относятся выплаты, для покрытия которых создан тот или иной резерв (п. 1 ст. 318, п. 2 ст. 324.1 НК РФ). Организации могут самостоятельно устанавливать в своей учетной политике перечень прямых расходов, связанных с производством товаров, выполнением работ или оказанием услуг (п. 1 ст. 318 НК РФ).

Соответственно, решение о том, к каким именно расходам (прямым или косвенным) относить отчисления в резерв, бухгалтер вправе принять самостоятельно. Например, расходы на формирование резерва на оплату отпусков сотрудников, непосредственно занятых в процессе производства, можно отнести к прямым расходам, если согласно учетной политике их зарплата включается в состав прямых расходов. Вместе с тем, бухгалтер вправе выбрать и другой порядок. Например, включать все отчисления в резерв в состав косвенных расходов независимо от того, на оплату чьих отпусков он формируется - сотрудников, занятых в производстве, или людей, непосредственно не связанных с производственным процессом.

Отчисления в резерв, которые относятся к прямым расходам, учтите при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которой они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Отчисления в резерв, которые относятся к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в момент начисления (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Если организация оказывает услуги, то прямые расходы, как и косвенные, можно учесть в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

В торговых организациях отчисления в резерв предстоящих выплат сотрудникам признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому учтите их при расчете налога на прибыль в момент начисления.

Если при формировании и использовании резерва данные бухгалтерского и налогового учета различаются, организация обязана вести отдельный налоговый регистр. Его форму разработайте самостоятельно. В частности, в регистре укажите:
- название регистра;
- учетный период;
- ежемесячную сумму фактических расходов на оплату труда;
- процент отчислений в резерв;
- ежемесячную сумму отчислений в резерв;
- израсходованную сумму резерва.

Регистр должен быть подписан бухгалтером, ответственным за его ведение.

Если данные бухгалтерского и налогового учета совпадают, то затраты в налоговом учете можно отражать на основании бухгалтерских регистров.

Такие правила установлены статьей 313 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли создать резерв расходов на выплату вознаграждения по итогам года в конце налогового периода. В учетной политике создание резерва предусмотрено, но размер ежемесячных отчислений не установлен

Нет, нельзя.

Резерв предстоящих расходов на выплату вознаграждения по итогам года создается именно для равномерного, а не для единовременного учета таких отчислений. Создание резерва в текущем налоговом периоде должно быть закреплено в учетной политике для целей налогообложения прибыли. При этом в учетной политике нужно зафиксировать не только сам факт создания резерва, но и указать: - способ резервирования (порядок расчета ежемесячных отчислений, состав расходов, учитываемых при формировании резерва, и т. д.); - ежемесячный процент отчислений в резерв; - предельную годовую сумму отчислений в резерв. Такой порядок установлен пунктами 1 и 6 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.

Если при составлении учетной политики организация не утвердит все элементы, необходимые для расчета резерва, налоговая инспекция может оспорить законность решения о его создании и исключить отчисления в резерв из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Таким образом, резерв предстоящих расходов на выплату вознаграждения по итогам года должен формироваться в течение всего налогового периода. Возможность единовременного формирования резерва (например, в декабре) законодательством не предусмотрена. Такая возможность противоречила бы цели создания резерва - равномерному распределению расходов в течение налогового периода (п. 1, 6ст. 324.1 НК РФ).

Кроме того, законодательство не предусматривает возможности вносить изменения в порядок создания резерва в течение года и на этом основании начинать его формирование в последнем месяце налогового периода (ст. 313 НК РФ).

Дополнительно по этой тематике :

Как использовать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ежегодного вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам года) в налоговом учете

Премия – это денежная выплата стимулирующего или поощрительного характера сверх основного заработка работника.

Премия может быть:

• предусмотрена системой оплаты труда, т.е. положением о премировании, трудовым или коллективным договором или другими локальными нормативными актами предприятия.

Статья 144 ТК РФ предоставляет право работодателю устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Эти системы могут устанавливаться также коллективным договором. При этом принятая в организации премиальная система оплаты труда должна предусматривать выплату премий определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий премирования.

• не предусмотрена системой оплаты труда, т.е. разовая премия.

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ, работодатель может поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Работникам могут выплачиваться разовые премии за повышение производительности труда, за многолетний добросовестный труд, за другие достижения в работе.

Следует отметить, что если премия предусмотрена системой оплаты труда, то у работодателя возникает обязанность выплатить премию, а у работника при выполнении им показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии. Выплаты разовых поощрительных премий производятся только по решению работодателя, при этом работник не имеет право требовать их выплаты.

Премии выплачиваются на основании приказа руководителя. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 утверждены следующие унифицированные формы:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма N Т-11;
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников - форма N Т-11а.

В приказе должны быть указаны:

• фамилия, имя и отчество премируемых работников, их табельные номера, должности и структурное подразделение, в котором они работают;
• причина выплаты премии (например, по итогам деятельности организации за год);
• сумма премии;
• основание для начисления премии (например, служебная записка руководителя структурного подразделения).

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

2. Бухгалтерский учет премий

Сумма начисленной премии может:

• включаться в состав расходов по обычным видам деятельности;
• включаться в состав внереализационных расходов;
• выплачиваться за счет нераспределенной прибыли организации.

Согласно пунктам 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н, расходы организации на оплату труда работников организации формируют расходы по обычным видам деятельности. Таким образом, если выплата премии связана с производственным процессом, то начисленная премия будет включаться в состав расходов по обычным видам деятельности. Если выплата премии не связана с производственным процессом (например, выплата премий к юбилею или другой праздничной дате), то начисленная премия будет включаться в состав внереализационных расходов.

При выплате премий за счет нераспределенной прибыли необходимо учитывать положения гражданского законодательства. Согласно пп.3 п.3 ст.91 ГК РФ вопросы распределения прибылей общества с ограниченной ответственностью находятся в исключительной компетенции общего собрания участников общества. Аналогичная норма предусмотрена для акционерных обществ пп.4 п.1 ст.103 ГК РФ. Таким образом, и спользование нераспределенной прибыли на выплату премий без согласия участников (учредителей) или акционеров организации не допускается. Решение о расходовании нераспределенной прибыли оформляется на основании протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками организации по всем видам оплаты труда, в том числе по премиям, осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». К данному счету могут быть открыты следующие субсчета: 70-1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»; 70-2 «Расчеты с совместителями»; 70-3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

В бухгалтерском учете начисление премий отражается в следующем порядке:

Дебет 08 Кредит 70 - начислена премия по строительным работам;

Дебет 20 Кредит 70 - начислена премия работникам основного производства;

Дебет 23 Кредит 70 - начислена премия работникам вспомогательных производств;

Дебет 25 Кредит 70 - начислена премия общепроизводственному персоналу;

Дебет 26 Кредит 70 - начислена премия административно-управленческому персоналу;

Дебет 28 Кредит 70 - начислена премия за работы по исправлению брака;

Дебет 29 Кредит 70 - начислена премия работникам обслуживающих производств;

Дебет 44 Кредит 70 - начислена премия работникам, занятым продажей (упаковкой, хранением, доставкой) продукции;

Дебет 84 Кредит 70 - начислена премия за счет нераспределенной прибыли;

Дебет 86 Кредит 70 - начислена премия за счет средств целевого финансирования;

Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена разовая премия к праздничной дате;

Дебет 70 Кредит 50,(51) – выплачена премия работникам из кассы (перечислено с расчетного счета).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

3. Налогообложение премий

налог на прибыль

Согласно статье 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

При этом необходимо учитывать, что согласно п.21 и п.22 ст.270 НК РФ не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль:

• расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);
• премии, выплачиваемые работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

Под средствами специального назначения, в частности, следует понимать средства, определенные собственниками организаций для выплаты премий.

Еще раз обращаем внимание, что премии могут выплачиваться за счет нераспределенной прибыли только по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

НДФЛ

Статьей 217 НК РФ предусмотрен исчерпывающий перечень доходов, не подлежащих налогообложению. Поскольку премии не включены в указанный перечень, то они в полной сумме подлежат налогообложению в порядке, установленном гл.23 НК РФ.

Согласно пункту 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по ЕСН у организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам. При этом указанные выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (пункт 3 статьи 236 НК РФ).

Таким образом, если премии учитываются в составе расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, то такие премии не облагаются ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Если премии не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, то такие премии облагаются ЕСН в общеустановленном порядке.

4. Формирование резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет

Статьей 324.1 НК РФ организации предоставлено право создавать резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год. Его формируют так же, как и резерв на предстоящую оплату отпусков (п.6 ст.324.1 НК РФ).

Организации, принявшие решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, обязаны:

1) отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв;

2) составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

3) проводить инвентаризацию указанного резерва на конец налогового периода. Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

Пример. Организация в учетной политике на 2003 год предусмотрела создание резерва предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений по итогам работы за год.

Предполагаемая годовая сумма расходов в этот резерв (включая ЕСН) составила 76 000 руб. Предполагаемая сумма расходов на оплату труда (включая ЕСН) составила 800 000 руб. Определим ежемесячный процент отчислений в резерв:

76 000 руб. : 800 000 руб. х 100% = 9,5 %.

Рассмотрим формирование резерва в январе 2003 г.

Фактические расходы на оплату труда за январь (включая ЕСН) составили 60 000 руб. Процент отчислений в резерв в январе составит:

60 000 руб. х 9,5 % = 5 700 руб.

Аналогичным образом рассчитывается сумма отчислений в резерв во всех последующих месяцах.

Согласно п.3.51 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.

Если часть резерва осталась неиспользованной.

Предположим, что общая начисленная сумма резерва за 2003 год составила 80 000 руб. При этом общая сумма начисленных в декабре вознаграждений по итогам работы за год составила 72 000 руб. (включая ЕСН) .

Дт 96 Кт 70 , 69 – 72 000 руб. - начислены вознаграждения по итогам работы за год (включая ЕСН) работникам предприятия;

Дт 20 (23, 25 и др.) Кт 96 – СТОРНО 8000 руб. (80 000 руб. - 72 000 руб.) – восстановлена неиспользованная сумма резерва.

Для целей налогообложения неиспользованная сумма резерва 8000 руб. включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль на 31.12.2003г.

Если средств начисленного резерва оказалось недостаточно.

Предположим, что общая начисленная сумма резерва за 2003 год составила 80 000 руб. При этом общая сумма начисленных в декабре вознаграждений по итогам работы за год составила 85 000 руб. (включая ЕСН) .

В бухгалтерском учете операции, связанные с формированием резерва отражаются проводками:

Дт 20 (23, 25 и др.) Кт 96 - 80 000 руб. - начислены в течение 2003 года отчисления в резерв;

Дт 96 Кт 70 , 69 – 85 000 руб. - начислены вознаграждения по итогам работы за год (включая ЕСН) работникам предприятия;

Дт 20 (23, 25 и др.) Кт 96 – 5 000 руб. (85 000 руб. - 80 000 руб.) – недоначисленная сумма резерва включена в состав затрат.

Для целей налогообложения недоначисленная сумма резерва 5000 руб. включается в состав расходов по налогу на прибыль на выплату годовых вознаграждений (включая ЕСН) на 31.12.2003 г.

В какие сроки выплачивать премии по новому закону о заработной плате в 2016 году? Этот вопрос сейчас волнует многих бухгалтеров. Дело в том, что с 3 октября 2016 года вступает в силу закон, которым введен крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. (См. « »). После принятия этого закона в некоторых СМИ появилась информация подобного рода: «законодатели запретили платить премии работникам» или «за выплату премий будут штрафовать». Но так ли это на самом деле? Как новый закон влияет на выплату премиальных? Что изменится в работе бухгалтера? Давайте разбираться.

Вводная информация

Федеральный закон от 03.06.2016 № 272-ФЗ вступает в силу с 3 октября 2016 года. С этой даты будет действовать новая редакция статья 136 Трудового кодекса, предусматривающая, что работодатель обязан выдавать работникам заработную плату не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным. То есть, заработную плату уже за октябрь все работодатели обязаны будут выдать не позднее 15 ноября 2016 года. Если же день выплаты зарплаты будет выпадать на выходной или праздник, то зарплату потребуется, как и прежде, выдавать не позднее последнего рабочего дня перед этим выходным или праздником (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Новая редакция статьи 136 Трудового кодекса: «Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».

Когда платить премии

Премии – это выплаты стимулирующего характера, которые работодатели могут выплачивать работникам за добросовестное выполнение трудовых обязанностей или достижение определенных трудовых показателей.
Премии могут входить в состав заработной платы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Для этого премии должны быть предусмотрены, например, положением о премировании или трудовым договором. В этих документах прописывают, в том числе, правила премирования:

• показатели, за которые начисляется премия;
• порядок расчета премии;
• условия, при которых премия не назначается.

Установленная таким образом премия является элементом системы оплаты труда. А раз так, то по новой статье 136 ТК РФ, с 3 октября, премии также нужно выплачивать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который премии начисляются. И это, действительно, может повлечь за собой определенные проблемы. Разберем все по порядку.

Какие бывают премии

В зависимости от периодичности выплаты различают следующие виды премий:

При этом в зависимости от оснований выплаты премии также могут подразделяться на производственные и непроизводственные.

Производственные премии

Ежемесячные, ежеквартальные и годовые премии могут быть как производственными (например, ежемесячные премии, являющиеся частью зарплаты), так и непроизводственными (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей). Однако чаще выплата этих премий, все же, неразрывно связана с результатами труда и достижениями работников. Ведь мало кто из работодателей может себе позволить выплачивать премии без учета результатов работы.

Ежемесячные премии

Большинство работодателей выплачивают месячные премии по итогам уже отработанного месяца. Однако перед изданием приказа о премировании руководству требуется некоторое время, чтобы оценить показатели работы за этот месяц: например, нужно проанализировать отчеты по продажам и (или) сравнить статистические данные с прошлым периодов. И только после проведенного анализа принять решение о том, кому полагается ежемесячная премия, а кому нет.

Получается, что на оценку результатов работы за целый год, на начисление и выплату премий и работодателей остается всего несколько январских рабочих дней. Как успеть?

Непроизводственные премии

Заработная плата – это, в первую очередь, вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Однако премии непроизводственного характера (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей) не связаны с трудовыми успехами сотрудников. Соответственно, составной частью зарплаты они не считаются. Поэтому не непроизводственные премии положения новой статьи 136 ТК РФ не распространяются. Непроизводственные премии можно выплачивать в любой срок, определенный локальным нормативным актом или трудовым договором.

Нарушение сроков: последствия

Вступающий с 3 октября 2016 года закон существенно ужесточает ответственность работодателя за несоблюдение сроков выплаты заработной платы. В частности, с 3 октября 2016 года увеличивается размер денежной компенсации за задержку зарплаты. С указанной даты размер процентов за задержку будет определяться исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки.
Также с указанной даты увеличены и административные штрафы за несвоевременную выплату заработка. Для организаций сумма штрафа может достигать: за первичное нарушение – 50 000 рублей, за повторное – 100 000 рублей.

Варианты решений

Официальных разъяснений или рекомендаций государственных органов о том, как могут поступать работодатели в сложившейся ситуации пока, к сожалению, нет. Не исключаем, что, к моменту вступления нового закона в силу (к 3 октября) такие разъяснения появятся. Но пока их нет, попробуем самостоятельно оценить несколько возможных вариантов действий работодателей.

Перенос премий

Предположим, что работодатель не успевает провести выплату месячной премии за октябрь в срок до 16 ноября 2016 года. В таком случае, теоретически, премию за октябрь можно выдать позднее – в декабре 2016 года вместе с зарплатой за ноябрь. Однако в приказе не выплату премии она должна называться именно премией за ноябрь. И тогда все будут довольны: работник получит заслуженную премию, а работодатель, хотя бы формально, не нарушит требования новой статьи 136 ТК РФ в части соблюдения сроков.

С квартальными премиями сложнее. Перенести выплату премий за 3 квартал 2016 года можно, например, на январь 2017 года (когда будет платиться премия год). Тем самым, квартальную премию за 9 месяцев 2016 года можно «завуалировать» в годовой премии. Но тогда работники получат премию за квартал с существенной задержкой. Это может многим не понравится. Другой вариант – выплатить премию 9 месяцев не в октябре, а в ноябре (вместе с зарплатой). Но тогда премию потребуется проводить как месячную премию за октябрь.
Что касается годовой премии за 2016 год, то если не успеть выплатить ее до 15 января, то произвести выплату, теоретически, можно вместе с выплатой ежемесячной премии за январь (то есть, в феврале 2017 года).

При подобных переносах премии постоянно придется называть премиями за иные периоды. Это, как минимум, очень неудобно для бухгалтерии. Более того, законодательство будет соблюдаться лишь формально. И не исключено, что такой подход будет выявлен при проверке трудовыми инспекциями.

Материальная помощь

Работодатель вправе оказывать сотруднику (или члену его семьи) материальную помощь. Если материальная помощь полагается работникам в связи с каким-то событием (например, в связи с рождением детей), то такая выплата не является частью заработка, поскольку не связана с трудом. Соответственно, материальную помощь можно оказывать работникам без учета сроков, определенных статьей 136 ТК РФ (в редакции, применяемой с 3 октября 2016 года).

Однако постоянно выплачивать материальную помощь вместо премий (например, ежемесячных) довольно странно и, более того, опасно. Дело в том, что если постоянно оказывать материальную помощь с определенной периодичностью, то проверяющие могут расценить такие выплаты как часть заработка. И, соответственно, привлечь работодателя к вышеуказанной ответственности. Более того, материальная помощь – это фиксированная выплата. А премии, зачастую, могут быть разного размера.

Из статьи Вы узнаете:

1. Как документально оформить начисление премий сотрудникам, чтобы избежать проблем при проверках налоговой и трудовой инспекции.

2. Какие премии можно учитывать в налоговых расходах при ОСНО и УСН.

3. Какими законодательными и нормативными актами регулируется порядок начисления премий и включения их в расходы при налогообложении.

Заработная плата сотрудников, как правило, складывается из нескольких частей: оплаты за труд (за фактически отработанное время, за фактически выполненный объем работы и т.д.), компенсационных выплат и стимулирующих выплат. К стимулирующим выплатам поощрительного характера относятся премии работникам. Разбиение заработной платы на фиксированную часть и премиальную часть отвечает интересам как работодателя, так и работника. У работодателя появляется возможность стимулировать работников на достижение более высоких показателей и результатов, и при этом не переплачивать им если такие показатели не достигнуты. А для работников премиальная часть заработной платы – это реальная возможность получать большее вознаграждение за свой труд. Именно поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей-работодателей предусмотрено начисление премий сотрудникам, причем зачастую премии составляют наибольшую часть заработной платы. Учитывая данный факт, начисление и выплата премий является объектом повышенного внимания при проверках налоговой инспекции и государственной трудовой инспекции. Как привести начисление премий в соответствие с трудовым и налоговым законодательством и избежать проблем при проверках – читайте далее.

Что интересует налоговую инспекцию в части премий сотрудникам: правомерно ли отнесены расходы на заработную плату (в том числе на выплату премий) к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций или по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Что интересует государственную трудовую инспекцию: не нарушены ли права работников при начислении и выплате им заработной платы (в том числе премий).

Все премии работникам являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФОМС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), поэтому при проверках ФСС и ПФР инспекторов интересует, как правило, общая сумма начисленных премий без детального анализа.

Документальное оформление премий

Согласно ТК РФ установление премий работникам является правом работодателя, а не его обязанностью. Это означает, что работодатель вправе утвердить систему оплаты труда, которая предусматривает премиальную составляющую (окладно-премиальную, сдельно-премиальную систему оплаты труда и т.д.) и отразить данный факт документально. Обратите внимание, если внутренними документами работодателя закреплена система оплаты труда, включающая премии, то в этом случае начисление и выплата премий сотрудникам, согласно внутренним соглашениям, является обязанностью работодателя. Неисполнение этой обязанности может повлечь обоснованные жалобы работников и серьезные претензии со стороны трудовой инспекции. В связи с этим важно правильно документально оформить порядок и условия премирования сотрудников.

В каких документах необходимо отразить условия и порядок премирования сотрудников:

1. Трудовой договор с работником. Условия оплаты труда, в том числе поощрительные выплаты, к которым относятся премии, являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При этом из трудового договора должно однозначно следовать, при каких условиях и в каком размере работнику будет выплачена премия. Существует два варианта закрепления в трудовом договоре условия о премировании: полностью прописать условия и порядок премирования или сделать ссылку на локальные нормативные акты, в которых содержатся данные сведения. Целесообразно использовать второй вариант, дать в трудовом договоре ссылку на локальные нормативные акты, потому что при внесении изменений в условия поощрения сотрудников, нужно будет только внести соответствующие изменения в эти документы, а не в каждый трудовой договор.

2. Положение об оплате труда, положение о премировании. В этих локальных нормативных актах работодатель устанавливает все существенные условия премирования сотрудников:

• возможность начисления премий сотрудникам (системы оплаты труда);
• виды премий и их периодичность (за результаты по итогам работы за месяц, квартал, год и т. д., разовые премии к праздничным датам и др.)
• перечень сотрудников, которым положены определенные виды премий (все работники организации, отдельные структурные подразделения, отдельные должности);
• конкретные показатели и методика расчета премий (например, определенный процент от оклада за выполнение плана продаж; фиксированная сумма и конкретные праздничные даты и т.д);
• условия, при которых премия не начисляется. Так, если работнику установлена премия за добросовестное исполнение трудовых обязанностей в фиксированном размере, то лишить работника этой премии можно только имея достаточные основания (неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности; нарушение, повлекшее дисциплинарное взыскание и др.);
• и другие условия, установленные работодателем. Главное, чтобы все условия премирования сотрудников в совокупности не противоречили друг другу и позволяли однозначно определить кому из работников, когда и в каком размере работодатель обязан начислить и выплатить премию.

3. Коллективный договор. Если по инициативе работодателя и работников между ними заключен коллективный договор, то в нем также должны указываться сведения о порядке премирования работников.

! Обратите внимание: помимо того, что работник подписывает трудовой договор, работодатель должен под роспись ознакомить его с положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором (при наличии).

Включение премий в налоговые расходы при ОСНО и УСН

Расходы на оплату труда в целях налогообложения при УСН принимаются в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль организаций (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при включении расходов на оплату труда (в том числе на выплату премий) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и по УСН, следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

«В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами» (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ к принимаемым расходам на оплату труда в целях налогообложения относятся «начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели». Кроме того, по общему правилу, расходами в налоговом учете признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (ст. 262 НК РФ).

Таким образом, соединив все требования Налогового кодекса РФ, приходим к следующему выводу. Расходы на премии сотрудникам уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Выплата премий должна быть предусмотрена в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре.

Порядок отражения условий премирования в трудовом договоре мы рассмотрели выше: либо закрепление их в самом трудовом договоре, либо ссылка на локальные нормативные акты работодателя. Коллективный договор с работниками заключают далеко не все работодатели, однако, если он все-таки имеется, то в нем также должна быть предусмотрена возможность выплаты премий и порядок премирования.

! Обратите внимание: одного приказа руководителя на выплату премий не достаточно для включения премий в расходы. Премирование работников обязательно должно быть предусмотрено в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре. В противном случае налоговики имеют все основания снять «премиальные» расходы и доначислить налог на прибыль или налог при УСН. Такая позиция налоговых органов подтверждается многочисленными судебными решениями в их пользу.

2. Необходима прямая взаимосвязь между начисляемой премий и «производственными результатами» работника, то есть премия должна быть экономически обоснованной, связанной с получением доходов организацией или ИП.

Таким образом, особое внимание нужно уделять формулировке, согласно которой начисляются премии. Например, премии к юбилею (новому году, к отпуску и т.д.), а также премии за высокие достижения в спорте, за активное участие в общественной жизни компании и т.п. никакого отношения к результатам трудовой деятельности работника не имеют, поэтому их принятие к налоговому учету неправомерно (Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283). Если же премии начисляются, например, за конкретные трудовые показатели (выполнение/перевыполнение плана продаж, плана производства и т.д.), за внедрение предложений, принесших экономическую выгоду, то их без сомнения можно учитывать в налоговых расходах. Кроме того, если сумма премий подтверждается расчетами (например, процент от суммы договоров с новыми клиентами, от суммы полученной прибыли и т.д.), то у инспекторов не останется никаких шансов снять расходы на выплату таких премий.

! Обратите внимание: нередко премии сотрудникам начисляются примерно с такой формулировкой «За своевременное и добросовестное исполнение своих обязанностей». Если Вы хотите включить премии в налоговые расходы, лучше не пользоваться этой формулировкой, потому, что своевременное и добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей является обязанностью работника, а не объектом дополнительного стимулирования. Налоговики в этом случае, скорее всего снимут такие расходы. Поэтому если невозможно привести конкретные трудовые показатели для начисления премии, то лучше указать «За результаты работы по итогам месяца (квартала, года и т.д.)». В этом случае есть вероятность отстоять право включения таких премий в налоговые расходы.

Еще один момент: источник выплаты премий. Если в качестве источника выплаты премии, или в качестве базы для расчета указана прибыль, а фактически получен убыток, то такие премии нельзя учитывать в расходах при налогообложении.

3. Начисление премий должно быть оформлено надлежащим образом.

Основанием для начисления премии сотрудникам является приказ о премировании. Для составления приказа о премировании можно воспользоваться унифицированными формами: Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма № Т-11) и Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма № Т-11а), которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому приказ о премировании можно составить по произвольной форме, которая утверждена в организации.

Главное на что нужно обратить внимание, заполняя приказ на премирование:

• мотив поощрения должен соответствовать виду премии, поименованной в трудовом договоре, локальных нормативных актах, коллективном договоре (со ссылкой на эти документы);
• из приказа должно быть понятно, каким сотрудникам начисляется премия (конкретные работники с указанием ФИО);
• должна быть указана сумма премии каждому сотруднику (сумма премии должна соответствовать расчетным данным);
• необходимо указать период начисления премии.

4. Премирование руководителя организации (не являющегося ее единственным учредителем) лучше оформить не приказом самого руководителя, а решением учредителя (общего собрания учредителей).

Это связано с тем, что работодателем по отношению к руководителю организации выступают ее учредители. Соответственно, в их компетенции устанавливать условия выплаты премии и ее размер руководителю.

Отражение премий в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете начисление премий отражается так же, как вся заработная плата на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат (20, 26, 25, 44). Так как премии работникам облагаются НДФЛ, то выплата премий осуществляется за вычетом удержанного НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Законодательные и нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Налоговый кодекс

3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

Во многих крупных компаниях работники получают зарплату, которая равна или немного больше МРОТ, а также они получают премии, причем их размер может значительно превышать заработную плату. Такие премии являются ежемесячными, а также информация о них вносится в трудовой договор. Но дополнительно по разным причинам работодатель может назначать разовые премии своим сотрудникам. Обычно перечисляются такие средства при наличии веских оснований.

Нюансы назначения премии

Стандартные ежемесячные премии выступают в качестве части зарплаты, поэтому входят в систему оплаты труда на основании ст. 135 ТК. Дополнительно руководитель компании может назначать разовые премии по ст. 191 ТК, которые не входят в зарплату. Обычно средства выплачиваются только сотрудникам, которые каким-либо образом отличились на работе, поэтому их следует поощрить.

Правила и порядок перечисления разовой премии сотрудникам должны закрепляться во внутренней документации предприятия.

Когда выплачиваются средства?

Разовые премии назначаются при наличии веских оснований, поэтому наиболее часто они перечисляются в следующих ситуациях:

• какой-либо сотрудник увеличил производительность труда;
• за счет активной работы гражданина увеличилось количество покупателей в магазине;
• специалист на производстве повысил конкурентоспособность или качество создаваемой продукции;
• выплачиваются премии перед праздниками или разными значимыми событиями в жизни работников.

Решение о назначении такой выплаты принимается только руководителем предприятия, поэтому это не является его непосредственной обязанностью. Нередко вовсе назначаются средства работникам, которые замещали других сотрудников, выполняли действия, не предусмотренные их должностной инструкцией, или занимались оптимизацией бизнес-процессов в компании.

Чем выгодно выплачивать разовые перечисления?

Выплата разовых премий считается более выгодным для работодателей мероприятием, по сравнению с повышением размера оклада работников. Это обусловлено следующими причинами:

• перечисление дополнительных премий осуществляется только после принятия соответствующего решения руководителя предприятия, поэтому если директор решает лишить конкретного специалиста этой выплаты, то оспорить такое решение невозможно;
• допускается перечислять такие средства не в строго установленные сроки, а с определенным опозданием;
• срок выплаты таких средств не является строго установленным, поэтому нарушения сроков не подпадают под ст. 136 ТК;
• при необходимости руководитель компании может сократить ФОТ, отказав всем работникам в премии.

Но перечисление премий должно быть экономически обоснованным. Поэтому руководитель компании должен заранее определиться с причиной для начисления данной суммы. Наиболее часто для этого используются экономические основания, представленные увеличением дохода компании или наступлением какого-либо праздничного события для предприятия.

Условия для выплаты средств

Начисление разовой премии возможно только при соблюдении определенных условий, которые регулируются не только законодательством, но и внутренними локальными актами компаний. Наиболее часто основные условия прописываются в коллективном трудовом договоре или в положении о премировании.

К основным таким условиям относятся:

• если директор принимает решение выплатить средства работнику из нераспределенной прибыли организации, то он должен принять такое решение официально, для чего проводится собрание акционеров, составляется протокол и утверждается решение;
• нередко во внутренней документации фирмы указывается на необходимость перечисления премий работникам за выслугу лет или при введении в эксплуатацию нового современного оборудования;
• не требуется указывать размер единовременной выплаты в трудовом договоре каждого сотрудника.

Другие условия зависят от решения, принимаемого руководством фирмы.

Какие соблюдаются требования?

Перед тем как выплачивать разовую премию, директор компании должен учитывать некоторые ограничения:

• если в компании действует профсоюз, то с его членами требуется согласовывать все положения, имеющие отношение к премиям;
• допускается увеличивать выплаты, но не уменьшать, если они закреплены в трудовом договоре;
• если руководителем компании принимается решение о назначении выплат работникам, то бухгалтер организации должен составить специальную справку, а руководителем издается официальное распоряжение.

Объем дополнительных выплат может немного отличаться для разных работников. Руководитель самостоятельно определяет, кто из сотрудников получит ту или иную выплату в определенный момент времени.

Какие подготавливаются документы?

Отпускные и разовые премии, а также другие выплаты работникам, должны официально фиксироваться в документации организации. Только в этом случае они будут учитываться при налогообложении. Если работодатель предпочитает выплачивать работникам одноразовые премии по разным поводам, то им должны формироваться следующие документы:

• информация о премировании вносится в коллективный трудовой договор;
• в индивидуальные трудовые соглашения, составляемые отдельно с каждым сотрудником, вносится информация о начислении данных премий;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании, содержащее информацию о премиях, выплачиваемых ежемесячно;
• положение о разовых перечислениях, которые могут перечисляться за выслугу лет, выплачиваться к праздникам или назначаться по другим причинам.

Только при грамотном оформлении разовых премий к праздникам или другим значимым событиям можно пользоваться ими для снижения базы налогообложения по налогу на прибыль.

Правила составления положения о премировании

Перед тем как выплачивать разовую премию, руководитель фирмы должен грамотно оформить ее начисление. Для этого формируется соответствующее положение о премировании. В нем отражается фактическая практика фирмы в отношении перечисления премий работникам. В этом документе указываются следующие сведения:

• прописывается, что дополнительные средства перечисляются работникам только при достижении определенных целей, например, при увеличении продаж или количества покупателей, при наступлении праздничного события или при других условиях;
• перечисляются критерии оценки и условия для начисления премии;
• указывается размер выплаты;
• приводятся все работники компании, которые могут рассчитывать на эти средства при достижении конкретных целей.

Размер выплаты может быть представлен твердой суммой средств или процентом от оклада. Каждая компания может пользоваться собственными уникальными показателями, учитывая специфику деятельности. В положение могут включаться и другие условия или сведения, которые зависят от того, в какой сфере работает компания, какое количество работников в ней трудится, а также каков средний заработок сотрудников.

Только на основании положения назначаются разовые премии. Образец такого положения можно изучить ниже.

Последствия составления положения

Разовая производственная премия в 6-НДФЛ отражается только при ее официальном оформлении. В противном случае выплата выступает подарком, если ее размер не превышает 4 тыс. руб.

Если руководитель составляет положение о премировании, то у него возникает обязанность выплачивать данные средства работникам компании. Сотрудники при необходимости могут требовать от руководителя перечисления этих денег. Поэтому обычно в документ вносятся сведения, которые позволяют при необходимости отказать наемным специалистам в средствах.

Уплачиваются ли страховые взносы?

С разовой премии налоги уплачиваются только при ее правильном оформлении. Страховые взносы перечисляются работодателем с этой суммы независимо от того, включается ли она в расходы при расчете налога на прибыль. Поэтому работодатель не сможет сэкономить на этих взносах.

Если работает гражданин в акционерном обществе, то учредители имеют право перечислить средства из нераспределенной прибыли. В этом случае им придется проводить собрание акционеров, а также официально принимать решение. Такой способ перечисления премии не позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль компании.

Понятие тринадцатой зарплаты

Во многих компаниях существует такое понятие, как тринадцатая зарплата. Она выплачивается в конце года в качестве поощрения работникам, если имеются необходимые средства в фонде оплаты труда. Она является разовой выплатой, так как руководитель компании не может быть уверенным в том, что в конце года в фонде останется достаточно средств, чтобы перечислить тринадцатую зарплату всем работникам предприятия.

В законодательстве отсутствуют сведения о том, как правильно должна перечисляться наемным специалистам данная премия. Поэтому руководители компаний выплачивают ее своим работникам только при наличии желания и соответствующих финансовых возможностей. Бухгалтер компании не может провести такую выплату как зарплату за месяц, поэтому она выступает лишь дополнением к заработку.

Во многих компаниях тринадцатая зарплата закрепляется во внутренней нормативной документации. Работодателем определяется, когда именно перечисляются работникам средства, а также каков порядок выплаты. Наиболее часто данные сведения вносятся в положение о премировании. Если такая выплата оформляется как разовая премия, то руководитель компании может самостоятельно выбрать работников, которым будут перечислены средства.

Правила издания приказа

Учет разовых премий предполагает необходимость их правильного оформления. Если работодатель принимает решение о перечислении одному или нескольким работникам данных средств, то он должен его грамотно оформить путем издания соответствующего приказа. При формировании данного документа учитываются следующие моменты:

• в приказ вносится информация о том, когда и в каком размере перечисляется премия конкретного работнику или нескольким сотрудникам предприятия;
• если имеются наемные специалисты компании, которым не полагаются выплаты, то они просто не включаются в это распоряжение;
• если сотрудник, не получающий премию, пытается оспорить решение руководства, для чего обращается с жалобой в трудовую инспекцию, то руководителю необходимо ссылаться на содержание положения о премировании;
• приказ оформляется по форме №Т-11, если средства выплачиваются только одному работнику, который каким-либо образом отличился перед руководством компании;
• если назначаются выплаты нескольким сотрудникам предприятия, то выбирается форма №Т-11а.

Непосредственно в приказе руководитель компании указывает, по какой причине назначаются данные одноразовые выплаты. Приводится код дохода разовой премии, а также указывается, когда именно будут выплачены средства работникам. Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в какой форме будут выделяться деньги. Они могут выдаваться в наличном виде через кассу компании. Если сотрудники фирмы получают зарплату на счет в банке, то обычно премии перечисляются на этот счет.

Взимаются ли налоги с выплат?

Разовые премиальные выплаты регулируются не так, как регулярные поощрительные перечисления. Но с них в обязательном порядке уплачивается НДФЛ, если они грамотно оформляются. Дополнительно с них перечисляются страховые взносы.

Для грамотного расчета и уплаты НДФЛ учитываются следующие требования:

• возможность перечисления разовых выплат предусматривается содержанием внутренних нормативных актов компании;
• к учету применяются только выплаты, которые назначаются за какие-либо заслуги перед компанией, а не привязаны к выходным дням или другим событиям;
• все затраты, связанные с уплатой налогов, непременно фиксируются в бухучете фирмы.

С разовой премии НДФЛ уплачивается непосредственным работодателем, выступающим налоговым агентом для своих работников.

Другие важные нюансы

Перед тем как начислить разовую премию, работодатель должен учесть некоторые значимые особенности. К ним относится:

• если выплачивается премия при увольнении работника, то с нее взимается НДФЛ на общих условиях;
• если перечисляются средства на праздники или другие значимые события, то они не связаны с профессиональной деятельностью работников, поэтому такие расходы не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль предприятия;
• с таких вознаграждений не удерживается ЕСХН.

Выплачивать одноразовые вознаграждения работодатели могут при использовании различных систем налогообложения. При этом важно учитывать, уменьшают ли эти выплаты налоговую базу.

Какие используются проводки?

Бухгалтеры должны знать о кодах дохода разовых премий и используемых проводках. При перечислении данных средств обязательно вносится информация в бухгалтерский учет. Для этого используется проводка Д91-2 К70. На основании нее происходит зачисление поощрительной выплаты из чистой прибыли компании.

Такая котировка может применяться при использовании любого вида прибыли, которая может быть текущей или за прошлый налоговый период. Так как такие расходы являются прочими, то используется Д91-2.

Какие используются коды доходов?

Работники могут потребовать от работодателя создания справки 2-НДФЛ в любой момент времени. Она требуется для решения многочисленных задач, например, при оформлении кредита или получения других услуг. В этот документ вносятся сведения обо всех денежных поступлениях работника с указанием их кода. Поэтому возникает вопрос, каков код дохода разовых премий. К основным таким кодам относится:

• Код 2002. Он применяется, если работнику компании выплачиваются премиальные поощрения за разные достижения на месте работы. Они могут предусматриваться требованиями законодательства, содержанием трудового договора или коллективного соглашения. Данный код используется при выплате премий по итогам месяца, квартала или года, а также при перечислении денег за выполнения важных задач или за уникальные производственные достижения.
• Код 2003. Он используется, если перечисляются вознаграждения из доходов компании или с помощью использования денег специального назначения. Актуален этот код в случае, если используются целевые деньги компании. Обычно такой код применяется, если выплачивается премия к разным праздничным событиям или юбилеям. Нередко такие выплаты выступают в качестве материальной мотивации работников. Они не имеют отношения к выполнению должностных обязанностей сотрудников.
• Код 2000. Применяется в ситуации, если назначается премия за выслугу лет.

С помощью таких кодов в справке 2-НДФЛ можно понять, какие именно средства были получены работником в тот или иной момент времени. Этим же кодом отмечается разовая производственная премия в 6-НДФЛ. Бухгалтер компании должен грамотно подходить к заполнению этих документов, так как на нем лежит ответственность за выявленные ошибки или нарушения.

Ответственность работодателя за нарушения

Нередко работникам приходится сталкиваться с тем, что работодатель не выплачивает разовые премии, хотя необходимость в этих перечислениях обусловлена внутренним локальными актами или коллективным договором. В этом случае отказ от выплаты премий является нарушением со стороны директора компании.

При таких условиях работники могут обратиться с жалобой в разные проверяющие государственные инстанции. Наиболее оптимально написать заявление в трудовую инспекцию. Специалисты данной службы проведут проверку, основной целью которой будет выявление нарушений прав работников со стороны руководства организации. Хотя перечисление разовых премиальных выплат не обусловлено требованиями законодательства, но если эта обязанность закрепляется в нормативных документах, то руководитель обязан следовать этим нормам.

Заключение

Разовые премии сотрудников не являются частью зарплаты, поэтому они назначаются наемным специалистам только при наличии некоторых оснований. Наиболее часто они перечисляются при необычных достижениях работников, а также с целью поощрения. Их размер определяется непосредственным работодателем.

Чтобы такие выплаты были официальными, они должны правильно оформляться, для чего сведения о них вносятся в коллективный договор или вовсе работодателем формируется специальное положение о премировании. Директор фирмы должен следовать тем требованиям, которые содержатся в этих официальных документах.