Развитие и совершенствование мультимедийных компьютерных технологий открыло дорогу к созданию новой формы публикации архивных документов - электронной. Сегодня уже ясно, что использование архивных документов в электронных изданиях идет иным путем, чем их использование в традиционных печатных изданиях. В данной статье рассматривается ряд принципиальных, по нашему мнению, проблем, которые связаны прежде всего с практическим созданием подобных электронных публикаций архивных документов.
Согласно определениям ГОСТ Р 51141-98 под публикацией архивного документа понимается подготовка его к изданию в соответствии с установленными правилами. С одной стороны, эти правила касаются выявления и отбора документов для публикации и их археографической обработки, с другой - представления документа и связанной с ним информации в форме, адекватной форме предстоящего издания, в нашем случае - электронной. Если в первом случае как для традиционной печатной публикации, так для электронной применимы одни и те же методы подготовки, то во втором случае мы можем говорить об информационной технологии публикации архивного документа в электронном издании. Формирование данной информационной технологии и ее методологическое осмысление сегодня представляет важную практическую задачу использования архивного фонда в электронных формах.
В основе подготовки электронного издания с использованием архивных материалов лежит создание электронной копии архивного документа. Согласно ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов. Основные термины и определения» электронная копия - это копия, изготовленная в цифровой форме, а изготовление копии - это воспроизведение на другом носителе в том же или ином формате с помощью различных технологий. Но электронная копия в то же время - электронный документ, который согласно ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» является документом на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. В том же стандарте приводится определение электронного издания как электронного документа (или группы электронных документов), прошедшего редакционно-издательскую обработку, предназначенного для распространения в неизменном виде, имеющего выходные сведения.
Опираясь на данные определения, под электронной публикацией архивного документа можно понимать электронное издание, содержащее электронную копию (или группу электронных копий) архивных документов, прошедших археографическую и редакционно-издательскую обработку, предназначенное для распространения в неизменном виде на машиночитаемом носителе и имеющее выходные сведения. Следует различать:
Электронные аналоги печатных публикаций архивных документов, воспроизводящие в основном соответствующее печатное издание (текст и его расположение на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания, научно-справочный аппарат и т.д.);
Самостоятельные электронные публикации архивных документов, не имеющие печатных аналогов.
По природе воспроизводимой информации ГОСТ 7.83-2001 предлагает различать текстовые, изобразительные, звуковые и мультимедийные электронные издания. Применительно к электронным публикациям архивных документов возможно выделение изданий по видовому составу документов архивного фонда (публикации фонодокументов, фотодокументов и т.п.), соотносясь с классификацией, сложившейся в архивной практике. В то же время надо четко понимать, что электронная форма представления в значительной мере стирает видовые границы, сводя их к различным цифровым форматам представления данных. И с позиций информационной технологии публикации архивного документа возникает вопрос о выборе соответствующего ему цифрового формата, который во многом определяется целями использования документа в конкретном электронном издании.
Электронная публикация архивных документов может осуществляться в изданиях научного, научно-популярного, учебного, справочного, художественного и иного характера, ориентированных на локальное, сетевое или комбинированное распространение. Для нас важно отметить, что любая научная публикация архивных документов должна иметь детерминированный характер, т.е. параметры, содержание и способ взаимодействия с электронным изданием должны быть предопределены его целями, издателем и не могут быть изменяемы пользователем. Только в этом случае мы можем говорить о достоверности приводимой архивной информации и рассматривать электронную публикацию архивных документов как инструмент для научной работы и форму обеспечения сохранности архивного фонда. При несоблюдении данного условия электронная публикация архивного документа будет иметь только справочное, иллюстративное, ознакомительное значение. Поэтому предлагается специально помечать научные электронные издания грифом «Научное издание» на титульном экране и в библиографическом описании и выработать для этого вида изданий особую систему правил их подготовки при использовании архивных материалов. При этом мы предлагаем отнести к разряду научных публикаций фондовые публикации архивов. На наш взгляд, недостаточно решать вопрос об оцифровании тех или иных архивных фондов только с позиций фонда пользования и нужно сразу ставить вопрос о страховом оцифровании, а фонд пользования формировать на основе страхового фонда.
Согласно ГОСТ 6.10.4.-84 для документов на машинных носителях устанавливаются категории подлинника, дубликата и копии только при условии аутентичности содержания и сохранения присутствия обязательных реквизитов. При этом подлинником считается первая по времени запись документа и содержащая соответствующее указание, дубликатом - более поздняя по времени перезапись документа на аналогичном носителе, а копией - перезапись документа на иной вид машинного носителя. Отметим, что разница между подлинником и дубликатом для машиночитаемых документов в отличие от печатных или рукописных, носит больше формальный характер, что дает основание дублировать при соблюдении определенных стандартом условий электронные документы для задач проведения электронной реставрации, для передачи по сети, для тиражирования и иных целей. Для этого используются специальные программы дубляжа (FDD, CloneCD и др.) и устройства-дубликаторы, работающие на уровне физического переноса информации и гарантирующие ее аутентичность. В то же время устанавливаемые стандартом признаки копии вызывают большое сомнение. По нашему мнению, аутентичный перенос информации на иной по виду машинный носитель также относится к ее дублированию со всеми вытекающими последствиями и положение стандарта в этом плане требует пересмотра. Другое дело - конвертирование электронного документа из формата в формат, когда мы имеем дело с электронным копированием и реальной возможностью потери аутентичности копии.
Для электронного воспроизведения архивных документов крайне важен научно обоснованный вариант воспроизведения - графический или символьный. В традиционных публикациях факсимильное воспроизведение документа используется больше с иллюстративной целью, и перед публикатором стоит задача корректного воспроизведения текста документа со всеми имеющимися пометами в современном написании и с использованием современного печатного шрифта. При символьном воспроизведении текста документа задача полностью аналогична, с той разницей, что для воспроизведения текста и помет используются машинные или экранные шрифты. Но без наличия параллельного графического варианта электронную публикацию архивного документа, на наш взгляд, нельзя считать полной. Более того, можно полагать, что в электронной публикации символьное воспроизведение играет вспомогательную роль, и главная научная и практическая задача электронной публикации - доведение до исследователей полноценного графического образа документа с необходимым археографическим и источниковедческим описанием.
Теперь мы вплотную подошли к вопросу: какой электронный формат для архивного документа можно считать полноценным? В архивной практике работы с электронными документами выделяют две группы цифровых форматов записи данных - страховые и пользовательские. К страховым форматам относят такие, которые имеют лучшие характеристики для страхового архивного хранения, к пользовательским -оптимальные для решения задач использования. С точки зрения научной публикации архивного документа, вопрос о форматах можно рассматривать следующим образом. В любой научной электронной публикации архивных документов целесообразно предусмотреть возможность доступа исследователя как к копиям «страхового», так и «пользовательского» уровней. Оцифрование архивного документа ввиду того, что оно не совсем безопасно для физического состояния подлинника, целесообразно сразу производить в страховом формате с качеством, установленным для страхового фонда. Публикация страхового формата дает исследователю доступ к копии такого же качества, какое бы он получил бы и при обращении к электронному фонду архива. Перевод из страхового формата в пользовательский сегодня не представляет технической проблемы*, и на уровне разработки электронных фондов пользования архивы будут руководствоваться доступными им информационными системами и средствами. Но страховое оцифрование должно стать предметом общеотраслевой регламентации. Научные электронные издания архивов могут стать серьезным средством развития межархивного и межбиблиотечного обмена, но они вряд ли будут носить массовый характер, и нужна соответствующая государственная поддержка их выпуска.
Для научного электронного издания, использующего архивные документы, можно выделить несколько основных задач: а) создание электронного цифрового страхового фонда архивных документов и его локальное воспроизведение в рамках издания; б) создание электронного фонда пользования для данного издания, навигационных и поисковых средств; в) электронное восстановление документов для фонда пользования.
Проводя оцифрование традиционного архивного фонда, мы должны получить не просто набор электронных копий составляющих его архивных документов, а его электронную модель -полноценный образ фонда, включающий его установленные атрибуты (карточку фонда и т.д.), архивные ссылки, т.е. в составе электронного фонда должен существовать некоторый служебный электронный документ, несущий необходимую метаин-формацию о нем. Поэтому, например, электронный фонд архивных документов можно определить как массив электронных копий архивных документов и служебной информации, обеспечивающей точную идентификацию фонда, как в традиционном архиве, так и в обслуживающей его информационной системе.
В последнее время архивистами и документоведами активно обсуждается концепция и тематика электронного архива. При этом в составе его фонда рассматриваются не только электронные копии бумажных архивных документов, но и электронные документы, созданные в сфере электронного документооборота, сетевые электронные документы, в том числе и те, которые не имеют «бумажных» вариантов. Все это говорит о том, что электронная культура медленно, но верно формирует свой вариант организации архивного дела и сфера информационных технологий вторгается в область комплектования, обеспечения сохранности и использования архивного фонда. Сегодня электронный архив - это не только название программного продукта и известной своими успехами в данной области фирмы, это вполне определенный институт архивной деятельности.
Практика оцифрования библиотечных фондов и коллекций породила два термина: «электронная библиотека» и «электронная коллекция». По мнению ряда специалистов, основное отличие электронной библиотеки от электронного издания в том, что библиотека является открытой системой, допускающей при соблюдении условий неизменности электронных документов ввод новых документов, реструктуризацию документальных комплексов и массивов и т.д. Электронная библиотека понимается как информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и др.), локализованных в самой системе, а также доступных ей через телекоммуникационные сети. Но ведь именно такие задачи и стоят перед электронным архивом! В чем тут может быть разница?
Изучение накопленного практического опыта показывает, что электронные библиотеки и электронные архивы - это одни и те же по сути и структуре информационные системы, которые получают различные названия скорее из-за традиций разделения библиотечного и архивного дела. По нашему мнению, будет правильнее говорить об электронном архиве-библиотеке, подчеркивая сближение архивных и библиотечных задач. В широком смысле слова в качестве электронной публикации может рассматриваться сам факт создания электронного архива-библиотеки. Электронный архив-библиотеку можно рассматривать как нетиражируемое электронное издание архивных документов, он обладает всеми атрибутами, которые мы выделили для электронных изданий выше.
В подобной трактовке электронное издание может рассматриваться как вариант формы организации фонда пользования для архива-библиотеки и доведения электронных копий архивных материалов до пользователей. Тогда в электронной публикации архивных документов должны воспроизводиться материалы конкретного электронного архивного фонда, т.е. выполненные для публикации новые электронные копии архивных документов должны его пополнить или вновь образовать, а это значит, что они должны быть выполнены в соответствии с определенными качественными критериями как для страхового хранения, так и для фонда пользования архива-библиотеки. Возникает вопрос о необходимости национального сводного реестра страхового архивного оцифрования, т.е. прослеживается аналогия с проблемами страхового микрофильмирования библиотечных и архивных фондов.
Законодательное закрепление за ФГУП НТЦ «Информ-регистр» функций федерального депозитария электронных изданий4 означает, что дубликаты всех, в том числе и архивных, электронных публикаций должны передаваться на государственное депозитарное хранение. При решении вопроса о передаче дубликатов страхового фонда электронных архивов-библиотек фактически формируется достаточно четкая и стройная система организации электронного архивного дела.
Базовым уровнем данной системы являются локальные архивы-библиотеки, создаваемые как при действующих архивных, библиотечных и музейных учреждениях, так и на корпоративных началах
в рамках национальных и международных проектов оцифрования архивных фондов.
В рамках архива-библиотеки должны быть решены следующие базовые задачи:
Выявление источников комплектования и организация экспертизы ценнности электронных копий архивного хранения для формирования страхового фонда;
Формирование электронного каталога как формы реализации научно-справочного и поискового аппарата;
Фондирование и составление описей фондов в электронном виде как форма реализации учетных функций архива-библиотеки;
Участие в межархивном обмене дубликатами страхового фонда электронных копий, взаимодействие с федеральным депозитарием.
Формирование фонда пользования, как в локальных, так и сетевых формах доведения до потребителей (исследователей), представление материалов фонда пользования в электронных публикациях;
Обеспечение сохранности информационных массивов и реализация автоматизированного поиска и доведения информации до конечного потребителя, организация учета работы с информационными массивами.
В рамках федерального депозитария электронных изданий необходимо решить задачи приема и государственного хранения электронных цифровых копий документов страховых фондов, электронных копий фонда пользования и иных архивных электронных публикаций. При этом целесообразно применительно к этим поступлениям ограничиться исключительно задачами хранения и восстановления целостности утраченных фондов, оставляя информационные функции исключительно в ведении архивов-библиотек. С другой стороны, централизованное государственное хранение способно решить проблему ведения единого сводного реестра, о которой говорилось выше. В целом подобная постановка вопроса представляется экономически целесообразной и интересной.
В заключение рассмотрим некоторые практические моменты электронной публикации архивных материалов. К сожалению, при всем многообразии использования исторических документов как в сетевом доступе, так и в выпускаемых сегодня массовых мультимедийных энциклопедиях, справочниках, электронных книгах на CD-ROM порой не только нарушаются авторские и издательские права, но и дискредитируется сама идея электронной публикации архивных документов.
Электронная публикация, особенно мультимедийная, создаваемая с образовательными целями, как правило, имеет свою уникальную программную структуру, построенную по специально созданному сценарию навигации, увязанную с формами представления документов, и т.п. Создание такой публикации - результат творческого процесса составителя, редактора, программиста, художника-дизайнера, сканировщика, верстальщика и других участников выпускающего творческого коллектива. Но при всем многообразии творческих подходов целесообразно говорить о необходимости соблюдения элементарных правил ссылок на используемые архивные документы в соответствии с установленными нормами, о наличии в публикации общей описи использованных электронных копий архивных документов, представляющей собой локализацию описи фондов конкретного архива-библиотеки. Именно этот момент является своего рода актом сертификации достоверности приведенной в издании информации. Научное значение электронное издание может иметь только при условии соблюдения данного требования, в противном случае оно будет носить справочный, ознакомительный характер.
Ощущается настоятельная необходимость в разработке комплекса нормативных требований к научной электронной публикации архивных материалов.
Примеры лучших электронных документальных публикаций демонстрируют следующие концептуальные подходы:
Предоставление полной информации о документах без какого-либо вмешательства в их содержание;
Включение в электронную публикацию оцифрованных образов источников;
Обеспечение возможностей поиска информации в этих документах;
Организация гипертекстовых ссылок между документами одной публикации, а также между разными публикациями;
Значительное увеличение объема дополнительной и справочной информации, включаемой в электронную публикацию исторических источников. Примерами удачных публикаций могут служить: CD-ROM «Torre е Tasso» (составитель - Carmelo Bianco, координатор - Pierpaolo Dorsi), изданный государственным архивом Триеста в 1998 г. Публикация содержит печатные тексты стихов P.M. Рильке на немецком языке, оригинальные автографы в виде сканированных копий и переводы стихов на итальянский язык, сканированные фотографии и рисунки из фондов архива, экслибрисы, автограф элегии «Дуанесса». Документы приведены в оцифрованной форме. Публикация документов сопровождается кратким археографическим предисловием, содержащим историю происхождения документа, места и времени его создания, места хранения, а также данные о физическом состоянии документа. Приведена биография Рильке с портретом поэта, снабженная отсылкой на издание, откуда был взят этот материал.
На CD-ROMe использована разветвленная система гиперссылок, позволяющая переходить от оригинала документа (сканированной его копии) к печатному варианту на языке оригинала (немецкий) или переводу на итальянский язык, а так же к каталогу, содержащему сведения о месте нахождения документа (номер фонда). Публикация снабжена комментариями и рекомендациями по просмотру диска в Windows 95/98 и Macintosh.
Другим примером удачной электронной публикации архивных документов является CD-ROM «Сталинские расстрель-ные списки», подготовленный совместно Международным обществом «Мемориал» и архивом Президента (АП) РФ. Помещенные на диске списки, воспроизводятся на основе оригиналов, находящихся на хранении АП РФ (Ф. 3. Оп. 24. Д. 409-419). Электронная версия включает все документы, находящиеся в данных делах. Публикация состоит из трех разделов: введения, «сталинских списков», справочно-поисковой системы. Археографическое введение содержит необходимую информацию об архивном документе, месте его настоящего хранения, предыстории создания и хранения, археографического описания. Основной раздел - «сталинские списки» - позволяет просматривать любой из списков последовательно. В окне выбора источника пользователь может указать любой из томов или любой из позднейших списков. Списки снабжены информационно справочной системой, которая позволяет осуществлять разнообразные виды поиска как в пределах всех списков вообще, так и в пределах основного корпуса или его отдельного тома. Поиск может осуществляться как по индивидуальным данным, так и по таким атрибутам списков (или групп, в них выделенных), как регион, название выделенной в первоисточнике группы, наличие тех или иных подписей, дата, категория, наличие в списках около данной фамилии помет (зачеркиваний/подчеркиваний).
Круг актуальных вопросов, связанных с качеством электронных публикаций не только в Интернете, но и на CD-ROM, легко определим: принципы отбора документов, полнота издания, проблемная компановка серии, ценность и полнота комментариев, справочных материалов. К этому можно добавить требования не вырывать отдельные интересные документы, а мобилизовать материалы определенных фондов, для публикации отбирать оригиналы документов, максимально сохранять особенности и характерные черты документов, снабжать публикации достаточно подробными примечаниями и указателями (именным, географическим).
Однако публикации архивных документов пока крайне редки. Подавляющее большинство исторических источников на CD - оцифрованные версии уже опубликованных памятников, иногда откомментированные тем или иным образом. Показателем достаточно высокого уровня такого издания можно считать:
Точно обозначенный «бумажный» первоисточник (и обоснование выбора именно этого издания при наличии нескольких);
Неизъятые из него комментарии публикаторов (и соблюдение их авторских прав);
Четкое изложение принципов и объемов купюр в тексте (если таковые делались).
Эти минимальные требования необходимы для адекватной оценки всего изложенного в тексте, для определения его достоверности и информативности. Можно сказать, что простор для работы профессиональных археографов и источнико-ведов в области электронных публикаций огромен. Необходимы публикации, не только освещающие те или иные проблемы, но и дающие образцы высокопрофессиональных изданий, использующие при этом все преимущества электронных публикаций. В то же время появление публикаций исторических документов, сделанных с нарушением элементарных норм авторского и имущественного права, фактически дискредитирует идею электронной публикации и настоятельно требует совершенствования методической и нормативно-правовой базы этого вида архивной работы.
Публикация документов в электронной среде: некоторые вопросы терминологии и нормативно-правового обеспечения Е. В. Стрелкова Международный семинар «Цифровые документы в библиотеках, музеях, архивах: качество, технологии, доступность» Республика Карелия, Россия 7-9 октября 2009 г.
Законодательная основа Конституция РФ Гражданский кодекс РФ, часть четвертая Федеральные законы: «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ» «О библиотечном деле» «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «Об обязательном экземпляре документов» «О техническом регулировании» «О персональных данных» «Об электронной цифровой подписи» «О науке и государственной научно-технической политике» Законы РФ: «О государственной тайне» «О средствах массовой информации» «О защите прав потребителей»
Право, ответственность, выбор право на доведение до всеобщего сведения – «Интернет-право» Ст ГК РФ Исключительное право на произведение объект авторского права – независимо от – достоинств и назначения произведения, – а также способа его выражения Ст ГК РФ Объекты авторских прав цифровое наследие и несопоставимость характеристик информационных источников
В электронной среде есть возможность создавать нормализованные ресурсы с маркировкой ответственности за их содержание; [ФЗ от N184-ФЗ «О техническом регулировании»] предоставлять ДОСТУП к - музейным предметам и коллекциям; - правомерно опубликованным произведениям. ГК РФ Кокорина Е. Базы данных коллекций как источник развития музея Земсков А.И., Шрайберг Я.Л. Электронная информация и электронные ресурсы: публикации и документы, фонды и библиотеки Ноль Л.Я. Информационные технологии в деятельности музея Антопольский А.Б., Майстрович Т.В. Электронные библиотеки: принципы создания
Путь музеев Создание ICOM Международный Совет музеев (1946 г.) CIDOC Комитет по музейной документации (е гг.) Начало работ в России (1977 г.) Квебекская декларация: основные принципы новой музеологии (1984 г.) АДИТ Ассоциация по документации и новым информационным технологиям в музеях(1996 г.) Конференции АДИТ, EVA, ЭХОЛОТ От «машинных» каталогов до сети культурного наследия Электронные издания музеев получили повсеместно мировое признание
Электронные ресурсы Музейная коллекцияКнижная коллекция АИСАБИС Репродуцирование с целью издания Репрографическое воспроизведение не с целью издания Оригинальное произведение в электронной форме Оцифровка Музейные ценности, архивные материалы, раритеты из личных коллекций становятся в оцифрованной форме объектами библиотечного хранения.
Методическое обеспечение Политика государства Международные документы Проекты - международные - федеральные - национальные - отраслевые - корпоративные Правила Форматы Протоколы Профили Электронные ресурсы электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов или их комбинаций); электронные программы (наборы операторов или подпрограмм, обеспечивающих выполнение определенных задач, включая обработку данных) или сочетание этих видов в одном ресурсе. ГОСТ Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов
Противоречивость терминов Публикация (от лат publico объявляю всенародно) 1. Доведение чего-либо до всеобщего сведения посредством печати, радиовещания или телевидения. 2. Изданное произведение. Советский энциклопедический словарь, Одна из основных форм деятельности музея, предполагающая все виды представления обществу музейных предметов и музейных коллекций путем публичного показа, воспроизведения в печатных изданиях, на электронных и других видах носителей. Федеральный закон от N54-ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ»
Противоречивость терминов Электронная публикация (англ. e-publishing) документ, подготовка, реферирование и распространение которого реализуются с использованием электронных технологий. А.И.Земсков, Л.Я.Шрайберг совокупность данных (текст, статические и движущиеся изображения, звук), записанных в цифровой форме на машинном носителе или в памяти компьютера и предназначенных для восприятия человеком с помощью специальных аппаратных и программных средств. Л.Я.Ноль
Цели создания музеев в РФ хранение музейных предметов и музейных коллекций; выявление и собирание музейных предметов и музейных коллекций; изучение музейных предметов и музейных коллекций; публикация музейных предметов и музейных коллекций и осуществление просветительной и образовательной деятельности ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ» Основные формы существования книжного фонда в музее следующие: - отдел книжного фонда Фондов музея - структурное подразделение «научная библиотека музея». Тимашева И.А. Правовое обеспечение функционирования библиотечных структурных подразделений историко-краеведческих музеев
Противоречивость терминов Документ материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Федеральный закон от l994 N77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» Электронный документ 1. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Федеральный закон от N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» 2. Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. ГОСТ Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
Противоречивость терминов Электронное издание 1. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и который прошел редакционно-издательскую обработку, имеет выходные сведения, тиражируется и распространяется на машиночитаемых носителях. [Федеральный закон от l994 N77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»] 2. Электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения. ГОСТ
Противоречивость терминов Электронная библиотека 1. Информационная система, включающая упорядоченный фонд электронных документов, формируемых в соответствии с заданными критериями и предназначенный для общественного использования, и комплекс программно-технологических средств, реализующих функции создания, использования и хранения этого фонда. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович 2. Распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде Информационная система по обеспечению доступа пользователей к электронным документам, не имеющим твердого носителя (сетевых). [Проект ЭБ СПбГПУ]
Противоречивость терминов Электронная коллекция 1. Совокупность электронных изданий, отобранных по тематическому, видовому или иному признаку и объединенных общим интерфейсом доступа. А.И.Племнек 2. Информационный массив. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович 3. Тип информационных ресурсов в системе метаданных Dublin Core. А.Б.Антопольский, Т.В.Майстрович Музейная коллекция совокупность культурных ценностей, которые приобретают свойства музейного предмета, только будучи соединенными вместе в силу характера своего происхождения, либо видового родства, либо по иным признакам. Федеральный закон от N54-ФЗ «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ»
Противоречивость терминов междисциплинарный характер проектов; Рабочая группа по созданию музейной ЭП: хранители, экспозиционеры и другие сотрудники музея; менеджер проекта – специалист, имеющий опыт в проектировании и ведении ЭП; ЮРИСТ – специалист по правам на интеллектуальную собственность; специалисты-программисты; художники-дизайнеры; фотографы; специалисты по видеосъемкам, специалисты по звукозаписи; редактор; переводчик; музыкальный редактор; специалист по рекламе и PR. отсутствие единой нормативно-методической базы; несовершенство законодательства, связанное с новизной явления; опережение теории практикой; разная скорость развития составляющих процесса информатизации общества.
Этапы электронной публикации Создание произведения Правомочность публикации. Статус. Подготовка электронного документа Вариативность воплощений. Условия депонирования. Включение электронного документа в систему информационных ресурсов Аудит содержания. Тираж, сетевой адрес. Состав (часть/целое). Предоставление прав на использование Право использования и распоряжения. Целостность, адекватность, защита, сохранность.
Авторское право на произведение Возникает в силу факта его создания Право собственности возникает с момента выражения произведения (идеального объекта) в материальной форме. Материальный объект, в котором произведение выражено, охраняется правом собственности, а не авторским правом. ИСТОЧНИКИ И РЕЗУЛЬТАТ ТВОРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – В ЕДИНОМ ПРОСТРАНСТВЕ
Виртуальные экспозиции и «электронные публикации» ПК Киоски Плазменные панели Экран и проектор Электронные компьютерные гиды Информационные технологии - позволяют представить посетителю те предметы, которые хранятся в запасниках многие годы; - развивают методы и средства представления в экспозиционно- выставочной деятельности. Электронные -Библиотеки -Архивы -Репозитарии -Коллекции Важной ролью электронных библиотек повсеместно признается приближение изображений редких и ценных объектов к общедоступным ресурсам национального и мирового уровня. «Паутина 2» Грид-сети Семантический Web Web 3.0 Узлы знаний в сетевой среде
Выводы Юридическая очистка – основа защиты интеллектуальных прав автора произведения, опубликованного в электронной форме. Электронные издания на твердых носителях, депонированные в соответствии с действующим законодательством, обеспечены сохранностью, целостностью, адекватностью воспроизведения и удостоверением авторства. Включение сетевых электронных документов и изданий в фонды библиотеки регламентируются локальными нормативными актами. При взаимодействии на договорной основе с юридическими и физическими лицами библиотека приобретает специальные права на использование произведений в электронной форме и предоставление услуг третьим лицам, содействуя формированию узлов знаний в сетевой среде информационно- библиотечного пространства.на договорной основе
Электронный документ - представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.
Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью . При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;
иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Электронное издание - электронный документ или группа электронных документов, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, а также имеющий выходные сведения.
3. Система электронного документооборота
Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления .
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.
С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».
Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство или система документооборота , распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.
Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.
С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.
При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.
Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.
Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.
Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;
Средства электронного документооборота - программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;
Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;
Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;
Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;
Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.
Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.
Основные принципы электронного документооборота:
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.
Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.
Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.
Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись - это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.
Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:
многопользовательские СУБД;
средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;
локальные сети;
средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;
средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;
средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.
Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе , выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:
надежность доставки (исключение возможности потери документов);
повышенные вероятностно-временные характеристики;
достоверность передаваемых документов;
конфиденциальность документов;
контроль доставки сообщений и регистрация трафика;
возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;
отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) 1 .
Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.
Системы управления документами (СУД)
Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули , а именно:
Модуль согласования электронных документов;
Начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;
Подробный журнал регистрации исходящих документов;
Электронный архив документов;
Корпоративный форум;
Различные справочники организации;
Модуль администрирования всей системы.
В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:
Создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;
Создание маршрута прохождения электронного документа;
Согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;
Перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;
Утверждение документа;
Хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;
Согласования в закрытом режиме.
Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:
Регистрацию исходящей и входящей электронной документации;
Классификацию всей корреспонденции;
Установка контроля;
Выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;
Ведение подробной переписки;
Направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;
Хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;
Контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;
Заполнение журналов в электронных версиях документов организации.
Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов , подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.
Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:
Размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;
Отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;
Ведет электронные архивы документации организации.
Модуль администрирования выполняет следующие задачи:
Ограничение прав доступа сотрудников организации;
Проверка всех действий пользователя.
Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.
На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:
1. Системы западного производства. Среды разработок.
2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.
3. Полностью локальные разработки.
К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:
CompanyMedia - ИнтерТраст
OfficeMedia - ИнтерТраст
БОСС-Референт - АйТи
ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ
Эскадо Интерпроком - ЛАН
Системы, которые можно отнести к третьей группе:
1C:Архив - 1C
RBC Docs - РБК СОФТ
DocsVision - Digital Design
IIG Intravert - IIG
IT -Inco - IncoFlow
LanDocs - Ланит
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - ЦентрИнвест Софт
Гран Док - Гранит
Дело - ЭОС
ДокМенеджер - СофтИнтегро
Евфрат Cognitive - Technologies
Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл
Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:
контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;
единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.
поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;
отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;
контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
– хранение электронных документов.
Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия
регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;
контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
организацию доступа к электронным копиям документов.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о всевозможных аспектах развития общества. К сожалению, на сегодняшний день основными потребителями архивной информации являются лишь ученые-исследователи и граждане, обращающиеся в архив по личному запросу, поскольку большинство людей, по незнанию недооценивая значение архивной информации, считают архивы простыми хранилищами устаревших, вышедших из употребления документов. Чтобы исправить данное положение дел и повысить интерес к архивным документам, необходимо изменить существующее в общественном сознании искаженное представление об архивах и архивном деле в целом.
Сегодня отношения в сфере управления архивным делом в РФ регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому любой пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Однако ни один архив не способен традиционными методами работы обеспечить доступ к архивной информации большому количеству посетителей.
Благодаря развитию коммуникационных технологий данный вопрос постепенно решается, поскольку появляются новые пути доступа к архивной информации. В упомянутом выше законе прописаны такие способы доступа как:
1) предоставление справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2) предоставление подлинников и (или) копий документов, в том числе в форме электронных документов;
3) использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью копирования материалов.
Данная статья посвящена последнему из перечисленных способов доступа, то есть доступу к архивной информации через глобальную сеть Интернет. Речь пойдет о возникновении этого направления в нашей стране и первых разработках в этой области, о перспективах развития, а также некоторых проблемах, которые предстоит решить.
Внедрение в архивное дело информационных технологий началось еще в 80-е гг., когда происходило сначала эпизодическое появление, а позднее массовое распространение компьютерной техники, позволяющей более качественно удовлетворять потребности пользователей. В начале 90-х гг. активное развитие получили системы управления базами данных (СУБД) для создания баз данных, в том числе интегрированных, что явилось большим шагом вперед. С переходом информационных технологий на качественно новый уровень появились и новые возможности их использования, что послужило появлению и развитию идей о создании более удобных и быстрых способов получения архивной информации.
Для обеспечения доступа к архивным материалам и информации о них через Интернет, необходимо осуществить два основных шага: в первую очередь – сформировать электронный архив, а затем – создать качественный сайт для размещения там информации об архивном учреждении, его составе и непосредственно самих архивных документов.
Формирование электронного архива является очень трудоемким и дорогостоящим процессом, который, если не углубляться в подробности, включает в себя переведение в электронный вид различных по форме материалов архива и создание на их основе баз данных. Разработка высококачественного сайта – также довольно непростая работа, поскольку при его создании приходится руководствоваться такими задачами как правильная организация всей его структуры, обеспечение адекватного функционирования, легкости и удобства в использовании и, в то же время, защищенности.
Разработки в области архивного «сайтостроения» в нашей стране начались на рубеже 2000-х гг., тогда Росархивом были подготовлены Рекомендации по созданию архивного сайта в сети Интернет (2001 г.). Они были направлены на оптимизацию работы архивов и создание сайтов высокого качества для доступа к архивным документам с помощью информационных ресурсов. Рекомендации охватывали также проблемы информационного наполнения сайта, организации его создания и поддержки, размещения в сети Интернет, формирования концепции и дизайна сайта, однако не затрагивали узкоспециализированный комплекс технических вопросов, связанных с установкой, подключением и обеспечением защиты собственного сервера.
В том же году был создан сайт «Архивы России», который сегодня имеет очень обширную структуру. На данном портале все федеральные и региональные архивы имеют свои страницы, одновременно Росархив и ряд архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта . Особенностью является раздел «Форум», где необходимая потребителям информация представлена в виде обсуждения. В одном из разделов портала – «Архивные online проекты» размещены фото-, фоно-, кинодокументы по конкретной тематике, которые собраны в виртуальные выставки или коллекции. В основном материалы касаются следующих тематик: Великая Отечественная война, государственность России, Советская эпоха, покорение космоса.
В 2010 г. была разработана Программа информатизации архивной отрасли на 2011-2020 гг., благодаря которой были сделаны шаги в направлении оцифровки документов Архивного фонда РФ и создания единого Центра хранения электронных документов, который призван значительно сократить финансовые затраты по комплектованию, хранению и организации использования электронных документов по сравнению с их децентрализованным хранением.
В 2012 г. Росархивом в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012-2018 гг.)» были разработаны Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов, которые касаются ключевых аспектов разработки сайта архивного учреждения, а также размещения на нем виртуальных выставок. Рекомендации включают в себя информацию по отбору документов для выставок, разработке дизайн-проекта и навигации по выставке, продвижению Интернет-выставок, а также некоторые другие аспекты, призванные помочь в создании привлекательного, простого в использовании и функционального портала.
Стоит отметить, что на данный момент активная работа по размещению архивных материалов в онлайн доступе ведется не только на федеральном уровне, но и на уровне субъектов РФ. Теперь на сайтах помимо информации о самих архивах, появляются различные интереснейшие исторические материалы, хранящиеся в них. Активные разработки в этой области ведутся архивными управлениями Чувашской республики, республики Татарстан, Чеченской республики и многих других регионов.
Сайт управления по делам архивов нашей республики (Архивы Башкортостана) на данный момент менее развит, чем сайты вышеперечисленных республик, но и у нас есть интересные материалы, размещенные в онлайн доступе. Это, к примеру, такие архивные источники как ревизские сказки (переписи населения за XVIII – XX вв.). Находясь в удаленном доступе, пользователь может изучить данные по переписям населения конкретного населенного пункта, указав в дополнительных параметрах поиска годы упоминаний или современные районы, на территории которых находились интересующие пользователя населенные пункты. Зарегистрировавшись на сайте, можно просмотреть отсканированные документы в оригинальном виде и рассмотреть изображения детально. Также на сайте присутствует раздел под названием Архив музыки, однако на данный момент материалы его еще не доступны.
Таким образом, благодаря методическим разработкам за последние годы большое количество архивов обзавелись собственными сайтами, и размещают справочную информацию об архивах и архивных документах, о предоставлении различных услуг и проведении конференций, создают онлайн выставки и коллекции различных видов документов. Однако эти сайты далеко не всегда совершенны, несмотря на то, что данное направление развивается уже около 15 лет. Причиной тому служит недостаточное финансирование и отсутствие проработанной и апробированной нормативно-методической базы, а также нехватка квалифицированных кадров, которые могли бы заниматься переведением документов в электронный вид, составлением электронных баз данных, а также совершенствованием самого архивного сайта.
Важным аспектом использования архивной информации посредством Интернет-ресурсов, о котором нельзя не упомянуть, является учет современного законодательства об авторском праве. Внедрение электронных технологий принесло с собой новые проблемы, которые касаются легкости и масштабности копирования любых материалов, в том числе охраняемых. Для предотвращения этих проблем, стали активно разрабатываться и внедряться программы защиты, призванные бороться с незаконным копированием и использованием произведений, что, в свою очередь, послужило развитию противообходных программ. При всем этом, так и не появилось таких технологий, которые бы позволили обеспечить доступ к материалам для добросовестных пользователей. Поэтому можно сказать, что уровень правовой культуры и обычаев в отношении авторского права на электронную информацию пока в целом низок.
Анализ вышеперечисленных положительных моментов, а также неизбежно возникающих проблем может подвести к следующему вопросу: оправданы ли данные разработки и насколько перспективно это направление работ в целом? Безусловно, перспективно, поскольку, несмотря на все препятствия, на сегодняшний день существуют довольно успешные примеры информационных ресурсов, которые функционируют и развиваются в этой области, пусть и не очень быстрыми темпами. Информационные технологии с каждым годом все совершеннее, они становятся неотъемлемой частью практически всех отраслей человеческой деятельности, и архивное дело не является исключением. Важно лишь грамотно и ответственно подойти к исследованиям и разработкам в этом направлении, объединить опыт нескольких научных дисциплин, и тогда возможно добиться положительных результатов.
Глава 1 Электронные публикации и технология мультимедиа
1. Электронные публикации: определение, классификация.
Электронные публикации занимают все большее место в сфере, связанной с представлением информации о культурном наследии. Электронная публикация это публикация, представленная как совокупность данных (текст, статические и движущееся изображения, звук), записанных в цифровой форме на машинном носителе или в памяти компьютера, и предназначенных для восприятия человеком с помощью специальных аппаратных и программных средств.
В зависимости от технологии распространения электронные публикации можно подразделить на следующие категории 1:
локальное электронное издание : электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях. В музейной сфере в эту категорию попадают ЭП, записанные на жестких носителях (например – на CD-ROM, DVD или др.); диск устанавливается в компьютер и пользователь получает доступ к информации. ЭП такого рода можно также назвать статическими , так как их содержание сохраняется неизменным. Естественно, что это условное понятие – возможны последующие издания.
сетевое электронное издание: электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети. К этой категории можно отнести музейные ЭП, в которых данные могут оперативно корректироваться, модифицироваться и пополняться после первоначального опубликования (типичный пример – публикации в ИНТЕРНЕТ) 2 . Условно ЭП такого рода можно назвать динамическими.
электронное издание комбинированного распространения : электронное издание, которое может использоваться как в качестве локального, так и в качестве сетевого; - по характеру взаимодействия пользователя и электронного издания. Например, CD-ROM можно использовать не только для индивидуальной работы, но для занятий в группах, организуя коллективный доступ к данным с нескольких компьютеров через локальную сеть. К этой категории ЭП можно отнести электронные экспозиции и выставки, о которых речь будет идти в специальном разделе.
Таким образом, в музейной практике можно встретить все категории электронных изданий.
Статические ЭП подлежат государственной регистрации. Существует организация НТЦентр ИНФОРМРЕГИСР при Госкомитете РФ по телекоммуникациям ( ), на который возложены функции регистрации, государственного учета, хранения и комплектования обязательного экземпляра ЭП. Для ИНТЕРНЕТ ЭП порядок регистрации пока не определен.
В основе создания и использования электронных публикаций лежит технология мультимедиа, о которой пойдет речь ниже.
2. Технология мультимедиа
Термин МУЛЬТИМЕДИА (MULTIMEDIA) пришел в наш лексикон из англоязычных источников и чем дальше, тем более расплывчатым становится его содержание. Это и технология, и подходы, и методы реализации, и многочисленные приложения; и это естественно, так как по своей сути мультимедиа является сложной системой, которая, как известно, и не может быть описано «с позиции одного наблюдателя». Не хотелось бы углубляться в терминологические дебри определения мультимедиа, так как это уведет нас далеко от предмета обсуждения и мы погрязнем в дискуссиях по поводу дефиниций; достаточно вспомнить многолетние дискуссии в 60-е годы о том, что же такое "информатика". Приведем определение, которое предложил еще в начале 1990-х один из пионеров этой технологии в нашей стране Сергей Новосельцев:
«МУЛЬТИМЕДИА (англ. MULTIMEDIA от лат. multum – много и media – среда, средства) – это комплекс аппаратных и программных средств, позволяющих пользователю работать в диалоговом режиме с разнородными данными (графикой, текстом, звуком, видео), организованными в виде единой информационной среды».
Выделим наиболее значимые черты мультимедиа:
данные хранятся и обрабатываются в цифровой форме, с применением компьютера;
данные могут содержать текстовую, звуковую, графическую, видео и анимационную компоненты;
мультимедиа активно использует гипертекст - технологию работы с данными, устанавливающую связи между отдельными терминами, фрагментами текста, статьями, рисунками и т.д. Это означает, что информация представлена в виде документов, которые могут содержать ссылки на другие документы (например, путем выделения фрагмента текста цветом). Пользователь поэтому имеет возможность "перепрыгивать" из документа в документ, каждый из которых может храниться на различных серверах сети; Тем, кто хочет более подробно познакомиться с историей феномена «гипертекст», рекомендуем обратиться к публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова 3 ;
свойство интерактивности (что означает активное взаимодействие между программой и человеком, который с этой программой работает) присуще мультимедиа в весьма высокой степени.
Любопытная интерпретация понятия «мультимедиа» приведена в упомянутой выше публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова:
«… Как мы видим, мультимедиа объединяет четыре разнородных данных (графику, текст, звук и видео) в единое целое. Это четыре элемента, четыре информационные стихии.
… И тут на ум приходит «Пятый элемент». Да, так назван знаменитый фильм французского режиссера Люка Бессона, с успехом идущий на экранах мира. Название «Пятый элемент» берет свое начало от традиционных элементов алхимии: земли, воздуха, огня и воды. Четыре элемента, собранные все вместе, создают пятый: жизнь.»
«Во-первых, мультимедиа – это идея, то есть новый подход к хранению информации различного типа в единой цифровой форме. Во-вторых, мультимедиа - как оборудование для обработки и хранения информации, без него реализовать мультимедиа-идею невозможно. И в-третьих, это программное обеспечение, позволяющее объединить четыре элемента информации в законченное мультимедиа-приложение.»
В 1991-1992 годах в журнале "Компьютер пресс" была опубликована серия статей Сергея Новосельцева 4 , в которых автор весьма обстоятельно познакомил читателей с феноменом возникновения мультимедиа за рубежом и в нашей стране, с технологией создания и использования продуктов мультимедиа, с техническими и программными средствами, которые необходимы для ее реализации.
С момента своего появления технология мультимедиа начала завоевывать свой ареал в таких сферах, как образование, культура, искусство Один из первых в мире полноценных мультимедийных продуктов был создан в Великобритании в конце 80-х годов: компанией ВВС при участии фирм Philips и Logica была разработана образовательная мультимедийная программа Domesday, отражающая по замыслу авторов портрет Соединенного Королевства. Эта программа распространялась по школам Великобритании.
Одна из первых российских программ, которую с некоторой натяжкой можно назвать мультимедийной - созданная в 1990 году электронная версия картины художника А. Иванова «Явление Христа народу». Записанная на дискете программа была весьма примитивна: она не содержала ни гипертекста, ни звукового сопровождения, но она позволяла пользователю в интерактивном режиме получать на экране монитора цветное изображение картины или ее увеличенных фрагментов, управляя процессом с помощью мышки.
В 1990-1991 гг. группой энтузиастов из Армении была создана программа «Hyperguide to Armenia", содержащая элементы гипертекста, несколько десятков изображений, звуковое сопровождение и работающая в интерактивном режиме. Другой пример из того же периода – мультимедийнаяпрограмма «Троице-Сергиева Лавра», созданная специалистами компании ИНТЕРСОФТ. В этой программе впервые появились элементы анимации – "колеблющееся" пламя свечи.
В 1990 году Государственный Русский музей выпустил интерактивный видеодиск "Шедевры Русского музея", на котором было записано около 1000 изображений выдающихся произведений из коллекции музея. Однако эта разработка носила экспериментальный характер и дальнейшего развития не получила.
В 1991-1993 гг. были созданы электронные издания " Путешествие по Московскому Кремлю" (компания КОМИНФО совместно со специалистами Музеев Московского Кремля), "Прогулки по Государственному Эрмитажу" (компания ИНТЕРСОФТ). Эти электронные публикации уже в то время обладали всеми основными свойствами мультимедиа: они работали в интерактивном режиме с текстом (в том числе - на нескольких языках), с изображением, звуком, в них использовался гипертекст, видеофрагменты. Существенное ограничение, накладываемое на эти электронные издания - объем памяти, определяемый типом носителя - дискеты емкостью 1,2 или 1,4 Мб. Поэтому для записи полной программы использовался пакет из 6 – 10 дискет, которые необходимо было предварительно инсталлировать на компьютере.
"Мультимедийный взрыв" пришелся в России на 1994 год. Несколько причин способствовало этому. Во-первых, мультимедийные компьютеры перестали быть экзотикой, мультимедийная технология широким потоком хлынула на российский рынок и масса CD-ROM дисков появилось в продаже. Во-вторых были сформированы команды специалистов, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для создания серьезных программных продуктов, а целый ряд предприятий России быстро освоили технологию изготовления и тиражирования на CD-ROM дисках таких программ. И последнее, но наиважнейшее: многие музеи «созрели» для включения в процесс создания мультимедийных изданий по искусству.
В силу ряда причин объективного и субъективного порядка именно CD-ROM технология (а не CD-I или Photo-CD) стала монопольной в России. Несколько десятков CD-ROM дисков по искусству, по музеям и их коллекциям было создано и поступило в продажу во второй половине 1990-х. С другой стороны, по мере проникновения ИНТЕРНЕТ в Россию, множество электронных представлений (сайтов) музеев всего мира стали доступными любому пользователю ИНТЕРНЕТ; в настоящее время число ЭП по музейной тематике (на дисках или в виде сайтов в ИНТЕРЕТ) перевалило за несколько тысяч. Мы начнем рассмотрение с локальных ЭП, представленных на CD-ROM.
Ноль Л. Я. Информационные технологии в деятельности музея .
Перейти к оглавлению
1 ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот документ носит рекомендательный характер.
2 В Интернет могут размещаться и статические ЭП, т.е. неизменяемые публикации, хотя есть принципиальная возможность вносить изменения; с другой стороны, появляются несетевые технологии, позволяющие дополнительно запись и перезапись диск пользователем – вроде заметок читателя на полях электронной книги.
3 Д.Л.Кречман, АИ..Пушков Мультимедиа своими руками. – СПб:БХВ – Санкт-Петербург, 1999, С. 108-115
4 Новосельцев С.К. Мультимедиа синтез трех стихий. Компьютер пресс, N 7, 8, 1991; Новосельцев С.К. Интерактивные диски приходят в страну? Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа-91. Компьютер пресс, N 7, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа в трех измерениях. Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Домашнее мультимедиа: подождем еще немного. Компьютер пресс, N 5, 1992.
Организационная структура управления Структурно организационная схема предприятия
Какие углеводороды входят в состав керосина
Пособие для будущего Java разработчика
Как можно уволить сотрудника без его согласия и что делать работнику в таком случае
Электронная подпись (ЭЦП) для госуслуг – создание и получение